先分清保存与整理的不同目的
整理神圣计划资料时，保存原件是为了以后能够回查当时取得了什么，主题整理则是为了更快找到需要的信息。两种目的可以在同一资料库里实现，但不宜把原始文件随手改名、裁剪和覆盖后仍当成原件。
可以先划分原始资料、整理笔记和对外输出三个区域。原始区保存取得的文件及来源记录；整理区存放摘要、分类和核对结果；输出区放完成的文章或表格。区域名称可以自行选择，关键是每个文件的性质能被辨认。
主题目录与日期批次互相配合
主题适合表达资料讨论什么，例如来源核对、安装常识、数据统计和故障记录。日期适合表达何时取得或形成。可以在主题下按月份归档，也可以按取得批次保存原始文件，再用主题索引链接，选择一种稳定方法即可。
不要把目录无限向下细分。若进入五六层后只放一个文件，查找成本可能高于收益。先用少量清楚的主题，新增资料确实无法归类时再增加。临时待整理区可以存在，但应定期处理，不让它成为所有文件永久堆积的位置。
一份原件通过索引关联多个主题
假设一份说明同时涉及文件来源、版本标识和日期格式。如果给三个目录各复制一份，后来更新时很容易只改其中一处。更合适的做法是保留一个原件，在索引中为它添加三个主题标签，并让各篇笔记引用同一个资料编号。
索引至少包含编号、标题、来源、取得时间、文件位置和主题。编号保持稳定，标题可以改进；文件移动时更新路径，不改变它与原资料的对应关系。这样主题检索与来源追溯可以兼顾，又不会制造大量意义相同的副本。
文件名保留能区分版本的信息
文件名可包含日期、主题短语和版本或资料编号，但不要堆入整段标题。示例“资料编号、取得日期、主题”足以帮助定位，完整来源放在索引里。跨系统保存时避免使用容易造成路径问题的特殊字符，统一一套简单规则。
原始截图与遮盖隐私后的分享图分别命名，整理笔记也不要覆盖原始文档。文件日期不一定等于事件日期，应在字段或索引中明确。依赖文件名猜测时间含义，会在跨日、补录和转载资料中产生混乱。
- 原始区：保存来源、取得日期和未修改文件。
- 索引区：记录资料编号、主题与当前位置。
- 整理区：保留摘要、核对结果和引用编号。
- 输出区：标注所用资料版本与生成日期。
定期检查引用与冗余
归档完成后，挑选几条索引实际打开文件，检查路径是否有效、文件是否可读、来源信息是否齐全。重命名或移动目录后再做一次相同检查。仅看到文件存在，不代表笔记中的引用仍能找到它。
清理重复文件时，先核对内容与版本关系，确认不是不同时间的原始快照。已经被文章引用的资料不要直接删除，可以标为旧版并保留替代说明。一个可长期使用的资料库，重点是关系清楚和来源稳定，而不只是目录外观整齐。